Chaque jour, dans le milieu professionnel, une multitude de tâches doivent être effectuées avec des délais très courts et parfois sous un stress intense. Appréhender des logiciels qui permettent d’optimiser son temps est précieux pour délivrer du contenu de bonne qualité. Ainsi, comment utiliser au mieux tous les logiciels et les réseaux sociaux pour que vous puissiez gagner du temps dans votre quotidien ? Comment trouver des techniques de gestion de projet ou de travail pour que vous puissiez être plus productif ?
S’enlever du stress en gérant mieux sa manière de travailler, c’est possible !
Optimisation des tâches en les déléguant à un logiciel
Il est essentiel de tirer profit de vos compétences et de faire la liste des tâches que vous pourriez confier à des logiciels. En effet, digitaliser un maximum ses tâches permet d’utiliser votre expertise sur des sujets de fonds qui vous permettront de créer de la vraie valeur. Il vous suffit de réfléchir à toutes les étapes que vous devez effectuer afin d’accomplir votre mission et de réfléchir à ce que vous pouvez numériquement optimiser. Faites une liste et soyez le plus honnête possible avec vous-même.
L’idée est de comprendre toutes les étapes d’un projet qui pourrait nécessiter d’une aide extérieure.
Par exemple, si vous travaillez dans le social ou que vous devez gérer l’administratif d’écoles ou de lieux de vies, vous devrez obligatoirement avoir conscience du nombre de personnes présentes à vos cours ou ateliers. Pour cela, vous pouvez digitaliser cette approche, en comptant numériquement les personnes présentes. Il existe un logiciel de pointage des présences enfants et adolescents pour les municipalités et écoles qui vous permet de vous délester de cette tâche en la confiant à des professionnels.
Les répétitions de tâches : créer des moments spéciaux pour exploiter vos compétences
La création d’un planning unique est un bon outil à avoir sous la main qui vous permettra de gagner du temps dans la gestion des tâches qui nécessite une certaine répétition. Par exemple, si vous devez tous les jours consacrer du temps à des rencontres avec les personnes avec qui vous travaillez, il sera pertinent de bloquer toujours le même créneau dans votre semaine pour vous consacrer à cette tâche. Idem si vous devez faire de la prospection sur LinkedIn ou que vous devez poster des articles sur Instagram, créer des répétitions hebdomadaires permettra à votre cerveau de se délester d’une certaine charge mentale. Il sera préparé à exécuter cette tâche. Vous aurez ainsi moins de mal à trouver l’inspiration quand votre tâche sera devenue une routine et que vous aurez tout de suite les réflexes liés à cette dernière. Vous pouvez utiliser Google Agenda, créer des blocs de textes de couleurs et créer des répétitions aux heures souhaitées.
Compter son temps pour connaître ses performances et les améliorer
Il est aussi important d’avoir conscience du temps que l’on prend à l’effectuation d’une tâche pour avoir moins de mal ensuite à la placer sur notre planning. Avoir conscience du temps réel est aussi une donnée précieuse pour arriver à ne pas tomber dans des prédilections hasardeuses. Par exemple, quand on sait que l’on passe une vingtaine de minutes à écrire un post pour LinkedIn, si on bloque un créneau d’une heure tous les matins, on saura donc que l’on peut traiter deux sujets. Vous n’aurez pas à vous projeter sur cinq articles pour au final ne pas avoir le temps, être stressé et rater votre livraison de contenus. Vous pouvez utiliser l’outil Toggl Track qui permet de compter votre temps et de le répertorier dans la plateforme.
Ainsi, il est tout à fait possible de travailler sans stress tout en gérant son temps afin d’optimiser son énergie.